Dentro del proceso de investigacion comunicacional, despues de haber realizado el respectivo diagnostico de la comunicacion de una institucion o un grupo o un proyecto, al haber sido detectado los problemas comunicativos, se plantean sugerencias para resolver dichas dificultades. Estas respuestas son las estrategias. En estas, se plantean diferentes propuestas para mejorar la comunicacion interna y externa, y evitar los problemas que puedan impedir el desarrollo de un proyecto o una institucion.
Antes de continuar no se debe entender a la comunicacion como una panacea, por dos razones principales -aunque hay mas-: primero, no todos los problemas son de comunicacion y, segundo, las nuevas propuestas pueden generar otras problematicas, ya sea por no ser las adecuadas, ya sea por generar cierta ambiguedad o, incluso, ya sea por un mal uso de las estrategias, et
La formalizacion comunicacional se plantea en aquellos casos en los cuales donde existen previamente canales, areas dedicadas a la comunicacion -si ya existe un perfil institucional-, mensajes, emisores y receptores; es decir, cuando existe un proceso de comunicacion. Pero, ¿a qué se refiere formalizar la comunicacion? Pues es muy simple: las personas dentro de una organizacion establecen canales informales de comunicacion, ademas de los canales formales. Estos canales informales suplen ciertas deficiencias de los formales. Sin embargo, por su misma informalidad pasan desapercibidos por la propia institucion. Entonces, el concepto de formalizacion significa detectar estos canales alternativos generados por los empleados y adecuarlos de tal forma que se conviertan en formales.
A veces estos canales alternativos son incluso mas sencillos y eficientes. Sin embargo, esto no significa que solo con formalizar estos canales, se resuelven los problemas comunicativos. Al contrario, deben ser la base para el planteamiento de estrategias mas grandes.
Quiza con un ejemplo pueda entenderse mejor el concepto de formalizacion comunicacional:
Una institucion X tiene su area dedicada a la comunicacion, la cual busca comunicarse con el publico externo a traves de vallas, afiches, la pagina web, etc. Estos son canales formales, porque estan destinados y han sido creados con el fin de comunicar e informar acerca del trabajo, los proyectos, mision, vision, etc. Ademas, los encargados de comunicaciones trabajan en la comunicacion interna: reuniones semanales, envio de correo electronico, afiches, etc. Todas estas son las estrategias que la empresa utiliza.
Sin embargo, ellos no toman en cuenta el uso de post stick para comunicarse. Estos post stick se utilizan para dejar pequeños mensajes pegados en las pantallas de las computadoras. El caso es que este modo de comunicacion presenta muchas ventajas: no requieren electricidad, estan a la vista todo el tiempo, tienen una ubicacion fija y personal, son baratos y sencillos, etc. El problema radica en que, al no haber fijacion en su uso, no se invierte en él y, por ello, solo se utiliza eventualmente y de forma simple.
Ahora, al formalizarlo, puede ampliarse su uso e incluso explotarlo. ¿Cómo? Pues una forma muy simple es establecer las reglas de su uso: primero, estableciendo un lugar en el escritorio donde cualquier empleado puede hallar los post sticks para colocarlos en la pantalla de su compañero de trabajo; segundo, entregando un número de post sticks a cada empleado de forma regular; tercero, podrian emplearse diferentes colores de post sticks para diferenciar las tareas, las clases de mensaje, hasta si el mensaje proviene del jefe o de compañeros de trabajo o puede dividirse en colores para diferenciar a qué area de la institucion pertenece, etc.
De esta forma, se convierte una estrategia tacita surgida de la necesidad de comunicarse y se adecua de tal forma que se normaliza y se formaliza su uso.
